Sepuluh Elemen Penyebab Kegagalan Proyek

Bagi sebagian besar yang sudah berkecimpung dalam dunia kerja, istilah proyek bukanlah sesuatu hal yang baru walaupun pada kenyataannya memang masih banyak orang yang tidak paham apa yang dimaksud dengan proyek dan apa elemen – elemen dalam suatu proyek.

Dari salah satu literatur tentang Manajemen Proyek dapat diartikan bahwa Proyek adalah suatu kegiatan yang sifatnya unik yang dibatasi oleh waktu dan sumber daya, baik berupa manusia, material, biaya ataupun alat, sehingga hal ini membutuhkan suatu manajemen proyek mulai dari fase awal hingga fase penyelesaian proyek. Semakin tinggi tingkat kompleksitas proyek dan semakin langkanya sumber daya, maka dibutuhkan sistem pengelolaan proyek yang baik dan terintegrasi. Suksesnya manajemen proyek ditentukan dari pencapaian sasaran proyek yang sesuai waktu, sesuai anggaran, pemakaian sumber daya yang efektif dan memuaskan pengguna jasa.

Perencanaan maupun pengendalian waktu dan biaya merupakan bagian dari manajemen proyek secara keseluruhan. Kesuksesan proyek dapat diukur dari pencapaian sasaran proyek yaitu tercapainya  kualitas pekerjaan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan, proyek dapat diselesaikan dalam waktu yang telah ditetapkan, masih dalam batas anggaran yang disediakan, bahkan kalau bisa dibawah anggaran yang ada.

Waktu yang digunakan dan biaya yang telah dikeluarkan dalam menyelesaikan proyek harus diukur secara kontinyu penyimpangannya terhadap rencana. Adanya penyimpangan waktu dan biaya yang signifikan mengindikasikan pengelolaan proyek yang buruk. Keterlambatan jadwal dan cost overrun dalam proyek menjadi perhatian utama bagi pemilik proyek maupun kontraktor.

Keterlambatan penyelesaian proyek biasanya selalu berdampak pada biaya, sedangkan biaya selalu terkait dengan tingkat suku bunga dan laju inflasi yang selalu berubah setiap waktu sehingga keterlambatan proyek dapat menjadi faktor kritis dan menjadi kontribusi utama terhadap terjadinya pembengkakan biaya proyek. Dampak lain dari keterlambatan proyek adalah timbulnya masalah besar bagi semua tim proyek yang terlibat baik itu owner ataupun kontraktor. Tim proyek owner akan dianggap gagal dalam mengelola proyek dan jadwal untuk pengoperasian akan terlambat, tentunya akan berdampak pada sales value. Sedangkan kontraktor akan terkena denda penalti sesuai dengan kontrak, cash in yang akan bermasalah karena tidak bisa mengajukan invoice progress pekerjaan dan tentunya pihak lain juga akan mengalami dampak negatif seperti subkontraktor, vendor material yang terlibat dalam proyek.

Masalah keterlambatan pencapaian suatu proyek menjadi fenomena yang umum diseluruh dunia, hampir 60 – 70% proyek konstruksi mengalami keterlambatan. Menurut laporan dari Standish Group dan beberapa perusahaan konsultan bahwa : 15% proyek gagal ditengah jalan. Dari 51% proyek yang mengalami masalah waktu dan biaya, rata rata 43% mengalami cost overrun. Hasil studi yang dilakukan oleh CH2MHILL membuktikan bahwa tingginya risiko pada proyek dapat menyebabkan tutup beberapa perusahaan EPC di USA. Hasil studi yang disampaikan pada World Coal Gasification Conference EPC Company tanggal 12 April 2007, memaparkan di Amerika Serikat pada tahun 1967 terdapat 38 perusahaan yang bergerak dibidang Engineering Procurement Construction (EPC) dan pembangkit, sedangkan pada tahun 2007 hanya tinggal 18 perusahaan saja. Tutup atau konsolidasinya banyak perusahaan EPC di USA sebagian besar karena kegagalan mengendalikan proyek.

Mengapa proyek cenderung gagal? Hal ini menjadi PERTANYAAN YANG SANGAT PENTING bagi semua pihak yang terlibat dalam suatu proyek. Gagalnya proyek dipengaruhi oleh banyak faktor, dari hasil studi literatur dan pengalaman selama bekerja dibidang konstruksi, ditemukan beberapa elemen - elemen penting dari suatu proyek yang jika tidak dikelola dengan baik akan mengakibatkan gagalnya proyek. Adapun elemen – elemen yang penting tersebut antara lain  :

1.MINIMNYA DUKUNGAN DARI SPONSOR PROYEK

Jika semua pihak yang terlibat dalam suatu proyek baik pihak investor maupun pihak eksekutor tidak mendukung secara penuh pelaksanaan proyek maka dapat dipastikan proyek akan bermasalah, bahkan tidak jarang juga proyek berhenti ditengah jalan. Minimnya dukungan dari sponsor proyek akan menjadi sumber masalah dalam penyelesaian proyek, oleh karena itu harus dipastikan bahwa semua tim proyek harus mempunyai komitmen yang kuat untuk mendukung kesuksesan proyek.

2.PERSYARATAN YANG TIDAK JELAS

Pemahaman sebagain besar tim proyek yang cenderung menganggap “remeh” pekerjaan akan menjadi bumerang sendiri pada saat berjalannya proyek. Seorang Manajer Proyek harus bisa menunjukkan kepada semua tim proyek hal yang sifatnya meragukan, kemungkinan kemungkinan terburuk dalam proyek dan berusaha keras untuk mendapatkan pemahaman persyaratan yang jelas dalam menyelesaikan proyek.

3.WAKTU DAN ANGGARAN YANG TIDAK REALISTIS

Biasanya investor maupun tim proyek sering berpikir dengan istilah “tidak mungkin” pada suatu proyek. Setiap yang terlibat dalam proyek harus dapat memahami kalau setiap proyek memiliki durasi tertentu sesuai dengan anggaran dan sasaran/target proyek yang diharapkan. Pemahaman yang benar terhadap ruang lingkup pekerjaan proyek sangat berdampak dalam menentukan “durasi/waktu dan anggaran yang realistis”. Semakin paham ruang lingkup pekerjaan maka menentukan waktu dan anggaran proyek akan semakin realistis sehingga tingkat keberhasilan proyek akan semakin tinggi, begitu juga sebaliknya semakin tidak paham ruang lingkup pekerjaan maka menentukan waktu dan anggaran semakin tidak realistis sehingga tingkat kegagalan proyek juga akan semakin tinggi. Henry Ford mempunyai istilah : “lebih baik, lebih cepat, lebih murah”. Dalam pelaksanaan proyek kita harus memilih salah satu diantara ketiganya. Lebih baik akan cenderung butuh waktu yang lama dan anggaran yang besar, Lebih Cepat akan cenderung butuh waktu cepat tetapi anggaran yang cenderung besar dan Lebih murah biasanya lebih cenderung waktu yang cepat dan anggaran yang rendah. Semakin realistis menentukan waktu dan anggaran sesuai dengan sasaran proyek yang diharapkan, maka tingkat keberhasilan proyek semakin tinggi dan juga sebaliknya.

4.PRODUKTIFITAS YANG RENDAH

Hal ini menggambarkan fenomena yang sering terjadi dalam proyek, produktifitas kerja cenderung menurun bahkan hasil akhir pekerjaan berbeda dengan rencana semula. Proses pendokumentasian, mekanisma pengontrolan yang jelas sangatlah penting untuk mendapatkan hasil yang optimal dan mempertahankan supaya produktifitas kerja tidak sampai menurun.

5.MINIMNYA PEMAHAMAN TERHADAP MANAJEMEN RISIKO

Tingkat kompleksitasnya tiap tahapan proyek tidaklah sama, oleh karena itu semua tim proyek harus memahami setiap tahapan pekerjaan. Kemampuan untuk memahami dan mengindentifikasi potensi masalah yang akan terjadi pada tiap tahapan proyek cenderung berdampak pada hasil akhir proyek. Selain mengidentifikasi potensi risiko, maka tahapan yang sangat penting adalah bagaimana mengelola risiko yang akan muncul. Minimnya pemahaman tim proyek terhadap manajemen risiko akan berdampak buruk pada hasil akhir proyek, sehingga diharapkan setiap tim proyek diarahkan untuk sama – sama memiliki pemahaman yang bagus tentang manajemen risiko.

6.PROSEDUR DAN DOKUMENTASI YANG TIDAK BAIK

Prosedur dan dokumentasi menjadi hal yang mutlak dalam setiap proses pekerjaan proyek. Prosedur menjadi panduan dasar bagi semua tim proyek dan dokumentasi menjadi bagian atau komponen dalam mengontrol pekerjaan. Ketidakdisiplinan tim proyek dalam mengikuti prosedur yang sudah ditentukan dan dokumentasi yang tidak baik akan berdampak buruk pada hasil akhir proyek. Diharapkan semua tim yang terlibat dalam proyek harus memahami semua prosedur yang berlaku dan melakukan dokumentasi yang baik pada setiap tahapan pekerjaan.

7.METODE ESTIMASI YANG TIDAK BAIK

Metode estimasi komponen – komponen pekerjaan sangat mempengaruhi hasil akhir proyek. Seorang Manajer Proyek sangat tidak diharapkan menggunakan estimasi dengan metode “praduga, perkiraan” tanpa menggunakan acuan/referensi yang pasti. Dalam melakukan estimasi bisa menggunakan beberapa metode antara lain : Informasi pada proyek sebelumnya yang bisa dipergunakan sebagai pembelajaran (lesson learn), melakukan studi terlebih dahulu atau melibatkan personil yang lebih memahami pekerjaan.

8.KEMAMPUAN DALAM BERKOMUNIKASI

Tim proyek memiliki karakter yang berbeda satu sama lainya, sehingga diperlukan suatu standar komunikasi yang baik dalam mengkomunikasikan pekerjaan yang biasanya dituangkan dalam “communication procedure”. Komunikasi dengan semua tim yang terlibat dalam proyek adalah faktor yang sangat penting dalam mencapai sasaran proyek. Diperlukan etika dalam berkomunikasi, biasanya etika dalam berkomunikasi dipengaruhi banyak faktor antara lain : latar belakang pendidikan, latar belakang suku, latar belakang pengalaman kerja, tanggung jawab, dll. Untuk menciptakan komunikasi yang baik sesama tim, diharapkan semua tim memahami beberapa hal antara lain : memahami “communication procedure”, memahami otoritas setiap tim, memahami pemikiran/pendapat orang lain. Komunikasi yang buruk juga akan berdampak buruk pada hasil pekerjaan dan banyak proyek mengalami kegagalan karena komunikasi sesama tim proyek tidak berjalan dengan baik.

9.TIDAK BELAJAR DARI PROYEK SEBELUMNYA (LESSON LEARN)

Sebuah perusahaan yang bagus harus bisa menjelaskan secara transparan target proyek yang akan dicapai dan keuntungan apa yang akan diberikan kepada tim proyek. Setiap tim proyek harus memandang proyek sebagai bisnis yang menguntungkan, harus belajar dari kegagalan proyek sebelumnya, secara terus menerus memonitor perkembangan teknologi dunia proyek dan selalu memberikan masukan yang positif selama proyek berjalan.

10.SUMBER DAYA PROYEK YANG TIDAK EFISIEN

Persiapan sumber daya yang tidak kompeten dalam menyelesaikan pekerjaan akan menjadi masalah besar dibanding dengan tidak mempunyai sumber daya sama sekali. Untuk mendapatkan sumber daya yang bagus, pastikan terlebih dahulu syarat - syarat sumber daya yang dibutuhkan proyek  dan berusaha mendapatkan sumber daya setiap komponen sumber daya yang paling efisien.